logo
See all jobs

Scheduling Coordinator (m/f/d)

Temporary, Full-time · Potsdam, Berlin
Read job description in:
Your Responsibilities
  • Scheduling of all taught programs, classes and any associated events for our Potsdam and Berlin locations.
  • Creating and publishing student and faculty timetables for all degree programs and associated events at the Potsdam and Berlin campus.
  • Understand the resources required for each timetabled semester to enable effective planning.
  • Identify and plan timetable structures for students to enhance the overall student experience and their ability to plan their study and other commitments appropriately.
  • Liaise with the academic teaching team in drawing up the timetable to ensure appropriate teaching and module loads.
  • Supporting the academic team by calculating the professorial quotas for the individual study programs.
  • Coordination and editing of the timetables in cooperation with the lecturers of all departments.
  • Reporting on room usage and future resource planning.
  • Answering to student inquiries regarding Scheduling related matters in English and German.
  • Reservation of rooms for optimal planning based on availability, student numbers, and course needs, in compliance with various safety concepts.
  • Entering and managing data in the student administration system.
Your profile
  • Fluency in English, ideally professional writing as well.
  • Strong organizational and communication skills.
  • Proficiency in IT, including intermediate skills in MS Excel, mail merge, and ideally PowerBI.
  • Ability to multitask and prioritize tasks effectively in a fast-paced environment.
  • Attention to detail and a commitment to accuracy in data management.
  • Ability to work collaboratively with diverse teams and stakeholders.
  • Experience in a similar administrative role within the education sector is advantageous.
  • A Bachelor's degree, a Master’s degree is preferred, but not required.
Why us?
  • Opportunity to work with a great team in a dynamic and international culture
  • A workplace in our modern, centrally located campus in Potsdam
  • Numerous campus events from the fields of art, culture, business, and science
  • Opportunity to develop and implement new ideas and concepts
  • Personal and professional development


Your application should include the following documents: CV, Cover Letter and References, Salary Expectation, and possible start date.
 
As an employer, we are committed to equal opportunity and support for minorities. We do not discriminate based on ethnic origin, skin colour, religion, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, or legally protected status.
Apply for this job
About us

GUS Germany GmbH (GGG) is an innovative and dynamic network of world-class higher education institutions that is committed to empowering students with the knowledge and skills they need to make a positive impact in the world. Our mission is to foster visionary leaders who can drive meaningful change for society.


With a strong presence in Germany, Europe, and beyond, GGG is made up of several well-known brands, including UE (University of Europe for Applied Sciences), BSBI (Berlin School of Innovation & Business), htk design academy, and GISMA University for Applied Sciences. Our thriving student body of over 10,000 learners across our institutions benefits from a wide range of academic disciplines, such as business, technology, data science, engineering, sports, and fine arts.


As part of the Global University Systems (GUS) network, which comprises over 48 universities across Europe, the USA, Australia, Asia, and South America, with over 87,000 students, we are dedicated to providing exceptional learning experiences to our students.


At GGG, we are committed to creating a supportive and inclusive work environment where everyone can thrive. Our employees play a vital role in ensuring that our students succeed at every step of their career path. Join our team and be a part of a culture of innovation and excellence in education.  www.gusgermany.com

Deine Aufgaben
  • Planung aller Studienprogramme, Kurse und zugehörigen Veranstaltungen an unseren Standorten in Potsdam und Berlin.
  • Erstellung und Veröffentlichung von Stundenplänen für Studierende und Dozierende aller Studiengänge an den Standorten Potsdam und Berlin.
  • Ermittlung der Ressourcen, die für jedes Semester benötigt werden.
  • Ermittlung und Planung der Stundenpläne der Studierenden in Zusammenarbeit mit dem akademischen Team.
  • Sicherstellung angemessener Unterrichts- und Modulbelastungen für Dozierende und Studierende.
  • Berechnung der ProfessorInnenquoten für die einzelnen Studiengänge.
  • Berichterstattung über die Raumnutzung und zukünftige Ressourcenplanung.
  • Beantwortung von Anfragen der Studierenden zu stundenplanbezogenen Themen auf Deutsch und Englisch.
  • Reservierung von Räumen für eine optimale Planung auf Basis von Verfügbarkeit, Studierendenzahlen und Kursanforderungen unter Einhaltung verschiedener Sicherheitskonzepte.
  • Eingabe und Verwaltung von Daten im Studierendenverwaltungssystem.
Dein Profil
  • Fließende Englischkenntnisse und gute Deutschkenntnisse
  • Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
  • IT-Kenntnisse, einschließlich fortgeschrittener Fähigkeiten in MS Excel, Serienbrief Funktionen und idealerweise PowerBI.
  • Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten undin einer schnelllebigen Umgebung effektiv zu priorisieren 
  • Hohe Detailgenauigkeit und Verpflichtung zur Genauigkeit im Datenmanagement.
  • Teamfähigkeit 
  • Ein Bachelorabschluss, ein Masterabschluss ist wünschenswert, aber nicht erforderlich.
Warum wir?
  • Die Möglichkeit, in einem großartigen Team mit einer dynamischen und internationalen Kultur zu arbeiten
  • Ein Arbeitsplatz auf unserem modernen, zentral gelegenen Campus in Potsdam (und ggf. auch in Berlin)
  • Zahlreiche Campus-Veranstaltungen aus den Bereichen Kunst, Kultur, Wirtschaft und Wissenschaft
  • Möglichkeit zur Entwicklung und Umsetzung neuer Ideen und Konzepte
  • Persönliche und berufliche Weiterentwicklung

Als Arbeitgeber setzen wir uns aktiv für eine inklusive und gerechte Arbeitsumgebung ein. Wir unterstützen Vielfalt und bieten allen Menschen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung Chancengleichheit. Wir verpflichten uns, ein Umfeld zu schaffen, in dem jeder Mensch erfolgreich sein kann.
Apply for this job
Über uns

Global University Systems (GUS) ist eines der vielfältigsten Netzwerke von Hochschuleinrichtungen auf der ganzen Welt. GUS bildet in einer Vielzahl von Programmen aus, darunter Bachelor- und Masterstudiengänge, Englischsprachkurse sowie Berufs-, Unternehmens- und Führungskräfteausbildung. An 57 Standorten, u.a. in Großbritannien, Kanada, den Vereinigten Staaten, der Karibik, Irland, Israel, Singapur und Deutschland, bilden rund 87.000 Studierende ein internationales Netzwerk, um gemeinsam zu lernen. Die University of Europe for Applied Sciences (UE) ist Teil des Global University Systems. In Deutschland hat die UE ihren Hauptsitz in Potsdam und weitere Standorte in Berlin, Hamburg und Iserlohn. Die UE zeichnet sich durch ihren besonderen Praxisbezug, ihre Internationalität, moderne Lehrinhalte und den persönlichen Umgang mit den Studierenden aus. Jeden Tag tragen die Mitarbeiter/innen der UE mit innovativen Ideen dazu bei, die UE ihren Zielen näher zu bringen: Qualität, Service, Internationalität und Wachstum. Die Studiengänge sind das Ergebnis des direkten Austauschs zwischen UE-Professor/innen, Mitarbeiter/innen und Studierenden sowie des Feedbacks von potenziellem Arbeitgeber/innen. www.gusgermany.com

Apply for this job
We are looking forward to hearing from you!
Uploading document. Please wait.
Please add all mandatory information with a * to send your application.