Mitarbeiter:in Student Service & Assistenz der Akademieleitung (m/w/d)

Hamburg

Vollzeit

Befristet (Vereinigtes Königreich und Irland)

Deine Aufgaben

In dieser hybriden Position verbindest Du operative Campusorganisation, Student Service und Front-Office-Aufgaben mit der strukturierten Unterstützung der Akademieleitung und Geschäftsführung.
Du bist eine zentrale Schnittstelle zwischen Studierenden, Dozierenden, Bewerber*innen, Gästen, Verwaltung, Campus Management und Akademieleitung. Mit Deiner freundlichen, verbindlichen und organisierten Art sorgst Du dafür, dass Abläufe am Campus reibungslos funktionieren und die Akademieleitung im Tagesgeschäft wirksam entlastet wird. Die Stelle gliedert sich in zwei klar definierte Funktionsbereiche:

1. Student Service, Front Office & Campusorganisation – ca. 50 %

In diesem Bereich bist Du erste Anlaufstelle am Campus und unterstützt den laufenden Akademiebetrieb organisatorisch und kommunikativ.

Deine Aufgaben im Student Service & Front Office:

Erste Anlaufstelle für Schüler*innen, Studierende, Dozierende, Interessent*innen, Bewerber*innen, Gäste und externe Ansprechpartner*innen
Betreuung des Empfangs sowie Koordination von Telefonaten, E-Mail-Anfragen und Besucher*innen
Unterstützung bei allgemeinen Anliegen der Studierenden im Akademiealltag
Bearbeitung und Verwaltung von Formularen, Anträgen, Bescheinigungen, Zertifikaten und Handouts
Unterstützung bei organisatorischen Abläufen rund um Semesterstart, Semesterende, Prüfungszeiten und besondere Campusphasen
Ausgabe und Verwaltung von Zugangs-, Kopier- und Druckerkarten
Ansprechpartner*in für die Ausleihe von Arbeitsmaterialien und Equipment, z. B. Kameras oder weiteres Kursequipment
Koordination von Raumreservierungen, z. B. Fotostudio, Unterrichts- oder Meetingräume
Sicherstellung eines ordentlichen, funktionalen und einladenden Campusumfelds
Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Meetings, Workshops, Präsentationen und Veranstaltungen
Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost
Erstellung und Nachverfolgung von Bestellanforderungen
Kommunikation mit externen Stellen und Behörden, z. B. im Zusammenhang mit BAföG-Fragen
Enge Zusammenarbeit mit Campus Management, Programmleitung, Verwaltung und Dozierenden

2. Akademiekoordination & operative Schnittstellenfunktion – ca. 50 %
In diesem Bereich unterstützt Du die Akademieleitung bei der Organisation, Koordination und Nachverfolgung akademischer Abläufe. Dabei arbeitest Du eng mit Studierenden, Dozierenden, internen Teams, Behörden, Kooperationspartnern und externen Institutionen zusammen.

Deine Aufgaben in der Akademiekoordination:

Unterstützung der Akademieleitung bei organisatorischen und akademischen Prozessen im Tagesgeschäft
Mitarbeit bei der Semesterplanung, Stundenplanung, Raumplanung und Abstimmung mit Dozierenden
Unterstützung bei der Koordination von Dozierendeneinsätzen, Unterrichtsabläufen und akademischen Terminen
Pflege, Prüfung und Nachverfolgung von Stundenplänen, Terminübersichten, Raumbelegungen und semesterbezogenen Planungsunterlagen
Unterstützung bei prüfungs- und leistungsbezogenen Abläufen, z. B. Notenübersichten, Leistungsnachweisen, Dokumentationen und internen Auswertungen
Vorbereitung, Pflege und Prüfung akademischer Listen, Übersichten, Bescheinigungen und relevanter Unterlagen
Kommunikation und Abstimmung mit Studierenden, Dozierenden, Verwaltung, Campus Management und Akademieleitung
Schnittstelle zu Behörden, Kooperationspartnern, externen Institutionen und relevanten Ansprechpartner*innen
Unterstützung bei BAföG-relevanten Themen, Bescheinigungen, Nachweisen und studienbezogenen Anfragen
Koordination und organisatorische Begleitung von Kooperationen, Partnerformaten und externen Kontakten
Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von akademischen Meetings, Abstimmungsterminen und internen Formaten
Erstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Aufgabenlisten, Prozessübersichten und Nachverfolgungen
Unterstützung bei Open Days, Infoveranstaltungen, Aufnahmeprozessen, Präsentationen und campusbezogenen Veranstaltungen
Mitarbeit bei der Optimierung akademischer Abläufe, Kommunikationswege und administrativer Prozesse
Strukturierung und Pflege von Dokumenten, Ablagen, Vorlagen und Prozessunterlagen
Recherche, Aufbereitung und Zusammenfassung von Informationen für akademische und organisatorische Entscheidungsprozesse
Vertraulicher und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Daten, internen Informationen und studienbezogenen Unterlagen

Optionaler Zusatzbereich: Kommunikation & visuelle Unterstützung

Wenn Du Erfahrung oder Interesse in den Bereichen Kommunikation, Gestaltung oder digitale Medien mitbringst, freuen wir uns darüber. Dieser Bereich ist jedoch kein Hauptbestandteil der Position, sondern kann je nach Bedarf ergänzend eingebunden werden.

Mögliche Aufgaben können sein:

Unterstützung bei der visuellen Aufbereitung interner oder externer Informationen
Mitarbeit bei Präsentationen, Aushängen, Einladungen oder Veranstaltungsunterlagen
Unterstützung bei Social-Media- oder Website-Inhalten in Abstimmung mit dem zuständigen Team
Sicherstellung einer stimmigen und professionellen Darstellung nach bestehenden CI-Vorgaben

Dein Profil

Du passt gut zu uns, wenn Du gerne organisierst, kommunizierst und Verantwortung übernimmst. Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig laufen, und arbeitest gerne in einem kreativen Bildungsumfeld mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen.

Das bringst Du mit:

Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise im Bereich Office Management, Administration, Assistenz, Bildung, Verwaltung, Kommunikation oder einem vergleichbaren Bereich
Berufserfahrung in einer administrativen, organisatorischen, serviceorientierten oder koordinierenden Rolle
Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
Sehr gute Kommunikationsfähigkeit sowie freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
Hohe Serviceorientierung und ein gutes Gespür für unterschiedliche Zielgruppen und Gesprächssituationen
Sicherer Umgang mit MS Office / Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
Sorgfältiger Umgang mit Listen, Übersichten, Dokumentationen, Fristen und administrativen Prozessen
Sehr gute Deutschkenntnisse und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit
Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit in arbeitsintensiven Phasen
Interesse an Bildung, Kreativwirtschaft und einem internationalen Arbeitsumfeld

Von Vorteil, aber kein Muss:

• Erfahrung im Bildungsbereich, an einer Hochschule, Akademie oder Schule
• Erfahrung mit prüfungs- oder leistungsbezogenen Verwaltungsprozessen
• Erfahrung in der Kommunikation mit Behörden, Kooperationspartnern oder externen Institutionen
• Technisches Grundverständnis für Equipment, Raumtechnik oder Mediengeräte

Warum wir?

Eine vielseitige hybride Position mit klar definierten Verantwortungsbereichen
Eine Tätigkeit an der Schnittstelle von Student Service, Campusorganisation und Akademiekoordination
Abwechslungsreiche Aufgaben in einem kreativen und internationalen Bildungsumfeld
Eigenverantwortliches Arbeiten mit Gestaltungsspielraum
Ein motiviertes Team und eine offene Campusatmosphäre
Ein Arbeitsumfeld, in dem Organisation, Kommunikation und Serviceorientierung wirklich zählen
Einen befristete Arbeistvertrag für 12 Monate (40h/Woche)
30 Tage Urlaub
Angebote zur Gesundheitsvor- und Nachsorge
Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und den Campusalltag sichtbar zu unterstützen

Diese Position trägt wesentlich dazu bei, dass der Campusalltag professionell, freundlich und zuverlässig funktioniert. Gleichzeitig unterstützt sie die Akademieleitung dabei, akademische Abläufe zu strukturieren, Semester- und Planungsprozesse zu koordinieren, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen sicherzustellen und Prozesse effizient weiterzuentwickeln.

Damit ist die Rolle ideal für eine Person, die gerne im direkten Kontakt mit Menschen arbeitet, organisatorisch stark ist und Freude daran hat, akademische Abläufe, Kommunikation und Campusprozesse zuverlässig miteinander zu verbinden.

Über uns

Die GUS Germany GmbH (GGG) ist ein innovatives und dynamisches Netzwerk von erstklassigen Hochschuleinrichtungen, das sich dafür einsetzt, Studierenden das Wissen und die Fähigkeiten zu vermitteln, die sie benötigen, um einen positiven Einfluss auf die Welt zu nehmen. Unsere Mission ist es, visionäre Führungskräfte zu fördern, die bedeutende Veränderungen für die Gesellschaft vorantreiben können.

Mit einer starken Präsenz in Deutschland, Europa und darüber hinaus besteht die GGG aus mehreren bekannten Marken, darunter die UE (University of Europe for Applied Sciences), die BSBI (Berlin School of Business & Innovation), die htk academy und die GISMA University for Applied Sciences. Unsere über 10.000 Studierenden an unseren Einrichtungen profitieren von einem breiten Spektrum an akademischen Disziplinen, darunter Wirtschaft, Technologie, Datenwissenschaft, Ingenieurwesen, Sport und Bildende Kunst.

Als Teil des Global University Systems (GUS)-Netzwerks, das über 48 Universitäten in Europa, den USA, Australien, Asien und Südamerika mit über 87.000 Studierenden umfasst, sind wir bestrebt, unseren Studierenden außergewöhnliche Lernerfahrungen zu bieten.

Bei GGG setzen wir uns für die Schaffung eines unterstützenden und integrativen Arbeitsumfelds ein, in dem sich jeder entfalten kann. Unsere Mitarbeitende spielen eine wichtige Rolle dabei, dass unsere Studierenden in jeder Phase ihrer Karriere erfolgreich sind. Werden Sie Teil unseres Teams und einer Kultur der Innovation und Exzellenz in der Bildung. www.gusgermany.com