Du bist eine zentrale Schnittstelle zwischen Studierenden, Dozierenden, Bewerber*innen, Gästen, Verwaltung, Campus Management und Akademieleitung. Mit Deiner freundlichen, verbindlichen und organisierten Art sorgst Du dafür, dass Abläufe am Campus reibungslos funktionieren und die Akademieleitung im Tagesgeschäft wirksam entlastet wird. Die Stelle gliedert sich in zwei klar definierte Funktionsbereiche:
1. Student Service, Front Office & Campusorganisation – ca. 50 %
In diesem Bereich bist Du erste Anlaufstelle am Campus und unterstützt den laufenden Akademiebetrieb organisatorisch und kommunikativ.
Deine Aufgaben im Student Service & Front Office:
- Erste Anlaufstelle für Schüler*innen, Studierende, Dozierende, Interessent*innen, Bewerber*innen, Gäste und externe Ansprechpartner*innen
- Betreuung des Empfangs sowie Koordination von Telefonaten, E-Mail-Anfragen und Besucher*innen
- Unterstützung bei allgemeinen Anliegen der Studierenden im Akademiealltag
- Bearbeitung und Verwaltung von Formularen, Anträgen, Bescheinigungen, Zertifikaten und Handouts
- Unterstützung bei organisatorischen Abläufen rund um Semesterstart, Semesterende, Prüfungszeiten und besondere Campusphasen
- Ausgabe und Verwaltung von Zugangs-, Kopier- und Druckerkarten
- Ansprechpartner*in für die Ausleihe von Arbeitsmaterialien und Equipment, z. B. Kameras oder weiteres Kursequipment
- Koordination von Raumreservierungen, z. B. Fotostudio, Unterrichts- oder Meetingräume
- Sicherstellung eines ordentlichen, funktionalen und einladenden Campusumfelds
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Meetings, Workshops, Präsentationen und Veranstaltungen
- Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost
- Erstellung und Nachverfolgung von Bestellanforderungen
- Kommunikation mit externen Stellen und Behörden, z. B. im Zusammenhang mit BAföG-Fragen
- Enge Zusammenarbeit mit Campus Management, Programmleitung, Verwaltung und Dozierenden
2. Akademiekoordination & operative Schnittstellenfunktion – ca. 50 %
In diesem Bereich unterstützt Du die Akademieleitung bei der Organisation, Koordination und Nachverfolgung akademischer Abläufe. Dabei arbeitest Du eng mit Studierenden, Dozierenden, internen Teams, Behörden, Kooperationspartnern und externen Institutionen zusammen.
Deine Aufgaben in der Akademie koordination:
- Unterstützung der Akademieleitung bei organisatorischen und akademischen Prozessen im Tagesgeschäft
- Mitarbeit bei der Semesterplanung, Stundenplanung, Raumplanung und Abstimmung mit Dozierenden
- Unterstützung bei der Koordination von Dozierendeneinsätzen, Unterrichtsabläufen und akademischen Terminen
- Pflege, Prüfung und Nachverfolgung von Stundenplänen, Terminübersichten, Raumbelegungen und semesterbezogenen Planungsunterlagen
- Unterstützung bei prüfungs- und leistungsbezogenen Abläufen, z. B. Notenübersichten, Leistungsnachweisen, Dokumentationen und internen Auswertungen
- Vorbereitung, Pflege und Prüfung akademischer Listen, Übersichten, Bescheinigungen und relevanter Unterlagen
- Kommunikation und Abstimmung mit Studierenden, Dozierenden, Verwaltung, Campus Management und Akademieleitung
- Schnittstelle zu Behörden, Kooperationspartnern, externen Institutionen und relevanten Ansprechpartner*innen
- Unterstützung bei BAföG-relevanten Themen, Bescheinigungen, Nachweisen und studienbezogenen Anfragen
- Koordination und organisatorische Begleitung von Kooperationen, Partnerformaten und externen Kontakten
- Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von akademischen Meetings, Abstimmungsterminen und internen Formaten
- Erstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Aufgabenlisten, Prozessübersichten und Nachverfolgungen
- Unterstützung bei Open Days, Infoveranstaltungen, Aufnahmeprozessen, Präsentationen und campusbezogenen Veranstaltungen
- Mitarbeit bei der Optimierung akademischer Abläufe, Kommunikationswege und administrativer Prozesse
- Strukturierung und Pflege von Dokumenten, Ablagen, Vorlagen und Prozessunterlagen
- Recherche, Aufbereitung und Zusammenfassung von Informationen für akademische und organisatorische Entscheidungsprozesse
- Vertraulicher und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Daten, internen Informationen und studienbezogenen Unterlagen
Optionaler Zusatzbereich: Kommunikation & visuelle Unterstützung
Wenn Du Erfahrung oder Interesse in den Bereichen Kommunikation, Gestaltung oder digitale Medien mitbringst, freuen wir uns darüber. Dieser Bereich ist jedoch kein Hauptbestandteil der Position, sondern kann je nach Bedarf ergänzend eingebunden werden.
Mögliche Aufgaben können sein:
- Unterstützung bei der visuellen Aufbereitung interner oder externer Informationen
- Mitarbeit bei Präsentationen, Aushängen, Einladungen oder Veranstaltungsunterlagen
- Unterstützung bei Social-Media- oder Website-Inhalten in Abstimmung mit dem zuständigen Team
- Sicherstellung einer stimmigen und professionellen Darstellung nach bestehenden CI-Vorgaben